Организация работы секретаря

    Дисциплина: Экономика
    Тип работы: Курсовая
    Тема: Организация работы секретаря

    ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО НАУКЕ, ВЫСШЕЙ ШКОЛЕ
    И ТЕХНИЧЕСКОЙ ПОЛИТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
    РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
    Факультет управления
    Кафедра документоведения
    и организациия делопроиз-
    водства
    КУРСОВАЯ РАБОТА
    по делопроизводству
    Тема: "Организация работы секретаря"
    студентки 3 курса
    заочного отделения
    Москва, 1993 г.
    - 2 -
    В В Е Д Е Н И Е
    Достижение науки и техники, бурное развитие научнотех-
    воздействующие на всю сферу человечес-
    кой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования уп-
    повышения качества и
    эффективности управленческого труда.
    является одной из важнейших сторон
    от того, как работает руково-
    дитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие
    организа-
    вать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прис-
    его отношения к риску и ошибкам,
    На стиль руководителя в от-
    дельной степени влияет работа его секретаря.
    Можно без приувеличения сказать, что качество и эффек-
    многом определяется
    умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязаннос-
    освободить руководителя от нерациональной затраты вре-
    мени на выполнение технически функций.
    секретарь является координирующим цент-
    ром конкретного структурного подразделения, что на практике
    означает полную осведомленность о местонахождении лиц свое-
    подго-
    особенно
    необходимо для оперативного выполнения срочного задания ру-
    ководства определенным должностным лицам закрепленного под-
    разделения.
    Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в
    компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно
    здесь
    как энергичность, само-
    доброжелатель-
    ность, чувство справедливости, наряду с личным обоянием иг-
    звеном
    Секретарь предс-
    учреждениями, и
    по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее ор-
    ганизации.
    - 3 -
    Механизация и автоматизация управленческого труда тре-
    ква-
    технологии конторского
    труда, делопроизводства.
    Одним из путей обеспечения высокой эффективности рабо-
    ра-
    работы такой массовой категории вспомагательных сотрудников
    отметить
    как правило, подготовка секретаря
    машинопись и т.п. Вопросы же рациональной ор-
    ас-
    Необходимые
    длительной
    практической работы методом "проб и ошибок".
    микроэлектроники, компьютеров
    мощных средств автоматизиро-
    высоко
    современных
    поз-
    воляют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах
    создания электронной конторы будущего .
    таком уровне развития техники уже не
    психологи-
    и техника способна решить
    все проблемы, обеспечить высокоэффективный труд руководите-
    ля и секретаря.
    Конечно же, нет. Эффективно с помощью современной тех-
    автоматизации информационных
    поддаются
    Значительно труднее формализовать процессы и
    связи в сфере принятия управленческих решений, хотя и здесь
    попытки использования достижений современ-
    управленческой
    деятельности все еще велика роль интуитивных, волевых реше-
    сфере
    оказывают и психологические аспекты взаимоотно-
    Предпринимаются попытки перестройки организа-
    структуры ряда фирм США с использованием подхода к
    управленческому труду, как к процессу обработки информации.
    - 4 -
    С помощью создания автоматизированных центров обработки ин-
    формации на ЭВМ пытались добиться сокращения числа служащих
    труда в сфере управления.
    неу-
    для руководителей высшего и среднего звена
    под-
    готовки и обработки информации. В результате были вынуждены
    вернуться к прежним организационным структурам.
    является
    основанный на совместном использовании
    рациональной организации
    труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.
    - 5 -
    ГЛАВА 1. РАЦИОНАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ
    ВРЕМЕНИ И РАБОТЫ
    главное от второстепенного в ра-
    боте часто отсутствует у многих руководителей. Это приводит
    к тому, что сотрудники, а также другие службы бывают перег-
    ружены потоком неудобоваримой информации.
    решают путем выявления смысла
    вместо того,
    чтобы в соответствии с логикой поступать наоборот.
    Главное в любом деле можно найти только обладая крите-
    то есть умение определять различные по зна-
    общие, часные. Поэтому необходимо выработать в
    себе способность как можно быстрее и точнее это сделать.
    Большинство людей путают проблемы с затруднениями. Под
    "Должно" и "Есть",
    между планируемым и действительным.
    Существуеют три варианта решения проблемы:
    1. "Должно" - требование, которое невозможно выполнить
    то, что до сих пор предс-
    тавляло собой "Есть", превращается "Должно".
    2. За счет энергичной деятельности происходит сокраще-
    как
    "Должно" реально достижимо.
    3. Компромисс для сближения "Должно" и "Есть".
    1.1. Рациональная организация работы
    секретаря
    Порядок расположения документов:
    1. Входящая корреспонденция: материалы, которые посту-
    пают в секритариат.
    2. Текущая обработка: материалы, которые уже отработа-
    ны или должны быть скоро закончены.
    из
    группы документов должны быть собраны в
    папки или обложки.
    Исходящие документы необходимо разделить на:
    пределы
    - 6 -
    в) документы, предназначенные для подшивки в дела.
    Текущую работу следует разделить на:
    1. Срочную - к исполнению сегодня (материалы для теле-
    фонных переговоров должны находится отдельно).
    что
    относится к определенному делу, в одну папку или обложку.
    сроки выполнения работы и приема посе-
    делами
    так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотруд-
    быть
    составлен и положен в отдельную папку.
    отделение
    В нем может лежать только
    то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необхо-
    все ли документы часто бывают нужны в нас-
    тоящее время. Если этого вовремя не делается, то накаплива-
    которых
    на
    Проверку лучше выполнять в свободное от основ-
    не
    перепутать.
    - 7 -
    ГЛАВА 2. НЕПОСРЕДСТВЕННОЕ ОБЛЕГЧЕНИЕ
    РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ
    2.1. Назначение графика
    а) Своевременное выполнение очередных задач.
    собственных сильных и слабых сторон.
    в) Лучшее использование собственного времени.
    г) Экономный труд.
    д) Повышение производительности труда.
    2.2. Разделение ответственности за соблюдение сроков
    В работе многих руководителй встречаются элементы имп-
    ровизации, но не всегда они могут наладить необходимое пла-
    Поэтому секретарь должен последователь-
    воспитывать у
    руководителя чувство потребности в планировании времени, по
    Не следует прини-
    мать распоряжений руководителя, не добившись ответа на воп-
    к какому сроку они должны быть выполнены. Тогда руко-
    рациональнее
    чтобы секретарь оставила их в
    покое.
    Многочисленные совещания оказываются бесполезными, так
    выполнение
    задания и к какому сроку его необходимо выполнить. Как пра-
    вило говорят: "Срочно" или "В ближайшее время". А насколько
    или в какое ближайшее время - часто не уточняют, за
    все ошибки платит секретарь.
    Поэтому секретарь должен заботиться о календаре-памят-
    ке своего руководителя. Многие руководители подчас забывают
    и поэтому секретарь обязана думать
    но и за руководителя, быть так называе-
    мым "опекуном".
    - 8 -
    ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА
    СЕКРЕТАРЯ
    Организация рабочего места секретаря с учетом требова-
    ний научной организации труда...

    Забрать файл

    Похожие материалы:


    Добавить комментарий
    Старайтесь излагать свои мысли грамотно и лаконично

    Введите код:
    Включите эту картинку для отображения кода безопасности
    обновить, если не виден код



ПИШЕМ УНИКАЛЬНЫЕ РАБОТЫ
Заказывайте напрямую у исполнителя!


© 2006-2016 Все права защищены