Документооборот

    Дисциплина: Юриспруденция
    Тип работы: Реферат
    Тема: Документооборот

    План отчёта:

    Организация документооборота………………………….2

    2. Регистрация документов…………………………….…….5

    3. Контроль исполнения

    документов………………….…….8

    4. План работ по совершенствованию делопроизводства...11

    Список использованной литературы…………………….14

    Организация документооборота

    Документооборот

    это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

    документы, поступающие из других организаций (входящие);

    документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

    документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

    Документы, поступающие в организацию, проходят:

    первичную обработку;

    предварительное рассмотрение;

    регистрацию;

    рассмотрение руководством;

    передачу на исполнение.

    Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел,

    секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном

    комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

    Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не

    вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

    Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

    направляемые на рассмотрение руководителю организации,

    направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

    Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет

    освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

    На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности

    организации.

    Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения

    (ответственным исполнителям).

    Рассмотренные руководителем документы возвращаются

    службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения

    регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

    Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными

    лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

    Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

    Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными

    лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия

    исходящего документа подшивается в дело.

    Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ

    обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы

    подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

    Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

    Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными

    лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве

    экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в

    дело.

    Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку.

    Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учитывать объем документооборота. Сведения

    о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных

    подразделениях и службах ДОУ.

    Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной

    численности службы ДОУ.

    Регистрация документов

    Регистрация документов

    -- это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных

    формах.

    Регистрация документов необходима для решения следующих задач:

    учет количества документов;

    обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;

    обеспечение возможности ведения контроля исполнения

    документов;

    обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.

    Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные,

    учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

    Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.)

    регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Службой ДОУ разрабатывается перечень документов, регистрируемых в

    структурных подразделениях.

    Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние

    — в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

    Входящие...

    Забрать файл

    Похожие материалы:


    Добавить комментарий
    Старайтесь излагать свои мысли грамотно и лаконично

    Введите код:
    Включите эту картинку для отображения кода безопасности
    обновить, если не виден код



ПИШЕМ УНИКАЛЬНЫЕ РАБОТЫ
Заказывайте напрямую у исполнителя!


© 2006-2016 Все права защищены